Ce qu'une agence d'accueil prend en charge
Une agence d'hôtesses et d'hôtes d'accueil recrute, forme et encadre les personnes qui tiennent l'accueil physique et téléphonique de vos locaux. Vous définissez le poste à tenir, ses horaires et ses consignes. Pénélope Welcome se charge du reste : sélection des profils, plannings, remplacements et suivi de la prestation au quotidien.
Nos hôtes et hôtesses sont salariés de Pénélope, en CDI ou en CDD selon la durée de la mission. Ils accueillent et orientent vos visiteurs, tiennent le standard et prennent en charge les tâches administratives liées à l'accueil : gestion du courrier, réservation des salles de réunion, commande de taxis.
Depuis plus de 50 ans, nous tenons ce premier contact entre nos clients et leurs visiteurs.
Le poste peut être permanent ou ponctuel, à temps plein ou à temps partiel : un accueil tenu uniquement l'après-midi, un remplacement de quelques semaines, un renfort pendant un salon ou une période chargée.
La demande vient le plus souvent des services généraux ou de la direction immobilière, dans des situations précises : un accueil à ouvrir dans de nouveaux locaux, un prestataire à remplacer, un poste interne qui n'est pas remplacé, plusieurs sites dont l'accueil doit suivre les mêmes règles.
La mise en place d'une prestation suit quatre temps :
- le cadrage du poste avec vous : horaires, tâches, consignes de sécurité, tenue ;
- le recrutement et la sélection des profils ;
- la prise de poste, avec la transmission de vos consignes et de votre annuaire interne ;
- le suivi de la prestation, puis les ajustements quand vos besoins changent : nouveaux horaires, poste supplémentaire, déménagement.
Un recrutement en quatre étapes
Chaque candidat passe une pré-qualification téléphonique, un entretien avec le service recrutement, un second entretien avec l'équipe opérationnelle, puis une validation par un manager.
Les critères partent de votre poste : niveau d'anglais, maîtrise du pack Office, aisance avec des visiteurs exigeants ou dans un environnement sensible.
Des équipes formées, qui évoluent
Nos hôtes et hôtesses ont accès à une formation interne, dont une formation gratuite en anglais. Leur progression suit une grille établie, avec trois niveaux de qualification qui mènent à des postes d'encadrement.
Une partie de celles et ceux qui encadrent nos équipes a commencé à un poste d'accueil. Une équipe qui évolue en interne connaît déjà vos procédures quand un poste se libère.
Absence et continuité de l'accueil
Un accueil vide se remarque dès le premier visiteur. En cas d'absence de la personne en poste, un remplaçant prend le relais.
Au quotidien, votre interlocuteur est disponible : il suit le planning, les consignes et la qualité de la prestation. Les pics d'affluence, les horaires étendus et les périodes de congés se préparent avec lui, à l'avance.
