Hôtes & hôtesses d'accueil événementiel

Pénélope Event est l'agence d'hôtes et d'hôtesses de Pénélope dédiée à l'événementiel. Nous constituons l'équipe d'accueil de vos salons, congrès, assemblées générales et événements d'entreprise : accueil et orientation des participants, contrôle des badges, accompagnement des groupes, accueil en plusieurs langues. Vous définissez le besoin, nous sélectionnons, habillons et briefons l'équipe.

Des hôtesses d'accueil événementiel pour quels événements ?

Un événement se juge souvent dès les premières minutes : la file d'attente à l'entrée, le badge introuvable, l'intervenant qui cherche sa salle. Nos clients font appel à nous dans des situations comme celles-ci :

un salon professionnel ou un congrès qui reçoit des visiteurs sur une ou plusieurs journées ;
une assemblée générale, une convention ou un séminaire où chaque invité doit être identifié et orienté ;
un road-show qui demande la même qualité d'accueil d'une ville à l'autre ;
une vente privée, un show-room ou un lancement de produit qui accueille une clientèle exigeante ;
un événement international où l'accueil se fait en anglais ou dans d'autres langues.

Nos équipes interviennent dans des secteurs variés, du luxe à l'automobile, en passant par la communication et les médias. L'équipe d'accueil prend en charge la partie de votre organisation que vos invités voient en premier.

Une équipe d'accueil pour chaque format d'événement

Une prestation construite pour votre événement

Salon, congrès, convention ou soirée : Pénélope Event compose l'équipe selon votre programme.

Hôtes et hôtesses événementiels

Quelle que soit la taille de votre événement, nos hôtes et hôtesses interviennent partout en France, sur un seul site ou sur plusieurs.

Une tenue adaptée à l'événement

Nos hôtes et hôtesses s'habillent dans notre dressing, qui propose des tenues variées. Pour votre événement, nous pouvons aussi prévoir une tenue spécifique, choisie avec vous selon le lieu.

Ce que comprend une prestation d'accueil événementiel

Les missions se définissent avec vous, selon le format de l'événement et le parcours de vos invités. Voici celles que nous confions le plus souvent à nos hôtes et hôtesses :

accueillir les participants, vérifier les inscriptions, remettre ou scanner les badges ;
orienter les visiteurs vers les salles, les stands et les espaces de l'événement ;
accompagner les groupes, les intervenants et les invités VIP ;
distribuer la documentation et répondre aux questions des participants, en français ou en langue étrangère.

L'équipe porte une tenue de notre dressing ou une tenue spécifique, adaptée à votre événement.

Staffing événementiel : renfort ponctuel et remplacement

Certains besoins ne durent qu'une journée ou quelques heures : le pic d'affluence à l'ouverture d'un salon, une soirée de gala, un accueil à compléter le temps d'un événement interne. Le staffing événementiel répond à ces demandes avec des hôtes et hôtesses en prestation, engagés à la vacation. En renfort ponctuel, des extras complètent votre équipe d'accueil sur les créneaux les plus chargés. En remplacement ponctuel, une hôtesse volante prend le poste d'une personne absente le jour de l'événement.

Pour un accueil externalisé au quotidien, dans vos propres locaux, la prestation relève de l'accueil en entreprise, que nous présentons sur une page dédiée.

Comment se déroule une prestation d'hôtesses événementielles

Votre besoin. Vous nous décrivez l'événement : date, lieu, horaires, nombre de participants, langues attendues, missions et tenue.
La proposition. Nous dimensionnons l'équipe et vous adressons une proposition chiffrée.
La sélection et le briefing. Un bookeur de notre direction événementielle sélectionne les hôtes et hôtesses selon le profil défini avec vous, organise leur planning et les briefe sur le lieu, le programme et vos consignes.
Le jour de l'événement. L'équipe se présente en tenue à l'heure convenue. Nous suivons la prestation, puis nous en faisons le bilan avec vous.

Les profils de nos hôtes et hôtesses événementiels

Nous recherchons des personnes à l'aise avec le public, ponctuelles et capables de garder le même accueil du matin au soir d'une journée de salon. Le profil se précise ensuite avec vous : expérience des congrès ou des ventes privées, aisance avec une clientèle VIP, langues parlées. Pour un événement international, les hôtes et hôtesses retenus parlent la langue de vos participants.

L'événementiel est l'un des métiers de notre agence d'hôtes et d'hôtesses d'accueil, aux côtés de l'accueil en entreprise et de l'accueil téléphonique et de l'accueil des publics en musée et en lieu culturel.

Un accueil événementiel réactif, sur mesure et bien encadré

Un programme qui change, une affluence plus forte que prévu : notre équipe événementielle ajuste le dispositif avec vous, même quand le changement est imprévu, avec des hôtes et hôtesses briefés en conséquence.

Une équipe réactive, des hôtes disponibles et un suivi personnalisé

Notre vivier réunit des profils variés : expérience des salons et des congrès, accueil de visiteurs internationaux, maîtrise de plusieurs langues. Nous choisissons les hôtes et hôtesses selon le profil que nous avons défini ensemble pour votre événement.

Des prestations sur mesure

Nous vous conseillons dès la préparation : nombre d'hôtes à prévoir, postes à tenir, horaires, tenue. Un bookeur de notre direction événementielle suit votre dossier, prépare le briefing de l'équipe et reste votre interlocuteur jusqu'au bilan que nous faisons avec vous après l'événement.

Conseil et savoir-faire

Questions fréquentes sur l'accueil événementiel

Combien coûte une hôtesse pour un événement ?

Le prix dépend d'abord de la durée de la vacation et du nombre d'hôtes et d'hôtesses nécessaires. Il varie ensuite avec les horaires, un soir ou un week-end ne se chiffrant pas comme une journée de semaine, avec les langues demandées, la tenue et le lieu de l'événement. Décrivez-nous votre besoin : nous vous adressons une proposition chiffrée.

Combien de temps à l'avance réserver des hôtesses pour un salon ?

Le délai tient surtout au profil recherché et à la taille de l'équipe. Une équipe courte pour une journée se constitue plus vite qu'une équipe nombreuse et multilingue pour un congrès de plusieurs jours. Les périodes de forte activité, comme la saison des salons, comptent aussi. Prenez contact dès que la date est connue : nous vous indiquons le délai.

Combien d'hôtesses prévoir pour un événement ?

Le nombre dépend des postes à tenir : entrées, contrôle des badges, orientation, accompagnement des intervenants. Il dépend aussi de l'affluence attendue aux heures de pointe et de l'amplitude horaire, qui peut imposer des relais. Nous dimensionnons l'équipe avec vous à partir du programme et du plan du lieu, puis nous l'ajustons si l'affluence change.

Peut-on avoir des hôtesses bilingues pour un congrès international ?

Oui. Notre vivier compte des hôtes et hôtesses qui parlent plusieurs langues, et nous les sélectionnons selon la langue de vos participants. Précisez dans votre demande les langues attendues et les postes où elles sont nécessaires, par exemple l'accueil des délégations ou l'orientation en salle, pour que l'équipe soit composée en conséquence.

Que se passe-t-il si une hôtesse ne peut pas venir le jour de l'événement ?

Nous cherchons un remplaçant dans notre vivier, avec un profil proche, et nous le briefons sur vos consignes : c'est le principe du remplacement ponctuel. Votre interlocuteur chez Pénélope Event vous tient informé jusqu'à la prise de poste, pour que l'accueil de votre événement ouvre à l'heure prévue.

Agence d'hôtes et d'hôtesses pour vos événements