Accueil en entreprise & accueil téléphonique

Pénélope assure l'accueil en entreprise pour le compte de ses clients. Des hôtes et hôtesses d'accueil, recrutés pour votre site, reçoivent vos visiteurs, tiennent le standard téléphonique et prennent en charge les tâches liées à l'accueil : badges, courrier, salles de réunion. Vous gardez un accueil à votre image, sans recruter ni gérer vous-même les remplacements.

À qui s'adresse l'externalisation de l'accueil ?

L'accueil est le premier contact d'un visiteur avec votre entreprise, et le standard celui d'un client qui appelle. Quand il est mal tenu, tout le monde le voit dès le matin. Externaliser l'accueil répond le plus souvent à l'une de ces situations :

des bureaux ou un siège qui reçoivent des visiteurs toute la journée et doivent garder un accueil ouvert, de l'ouverture à la fermeture ;
un accueil tenu jusqu'ici par un salarié dont ce n'est pas le métier, et qui laisse le standard sonner pendant ses autres tâches ;
un poste d'accueil interne difficile à remplacer pendant les congés, les arrêts maladie ou les périodes chargées ;
une clientèle exigeante, visiteurs VIP ou internationaux, qui attend un service soigné et un accueil en anglais ;
plusieurs sites à couvrir avec le même niveau de service.

Nos clients viennent de secteurs très différents : banque, assurance, transport, cabinets d'avocats, industrie, grande distribution. Le métier reste le même, mais chaque accueil se construit autour de son site, de ses visiteurs et de ses consignes.

Nos services d'accueil en entreprise

Une réception professionnelle et personnalisée, avec une prise en charge dès leur arrivée, une gestion efficace des rendez-vous et une assistance adaptée, garantissant une expérience agréable et fluide au sein de vos locaux.

Accueil visiteurs

Une gestion professionnelle et courtoise de vos appels, avec une prise en charge rapide, un filtrage efficace, une transmission précise des messages et une assistance adaptée, garantissant une image soignée de votre entreprise.

Accueil téléphonique

Gestion du courrier, la saisie de document, la planification des rendez-vous et le suivi des dossiers, contribuant ainsi au bon fonctionnement de l'entreprise avec rigueur et professionnalisme.

Tâches administratives

Ce que comprend une prestation d'accueil en entreprise

Les missions confiées à nos hôtes et hôtesses d'accueil se définissent avec vous et varient d'un site à l'autre. Voici celles que l'on retrouve dans nos postes d'accueil.

L'accueil physique des visiteurs

accueillir et orienter les visiteurs, enregistrer leur arrivée et gérer les rendez-vous ;
gérer les accès au site et créer les badges visiteurs ;
recevoir les visiteurs VIP et assurer le service de boissons chaudes et fraîches ;
ouvrir et fermer l'accueil aux horaires convenus.

L'accueil téléphonique

tenir le standard : prendre les appels entrants, les filtrer et transmettre les messages aux bons interlocuteurs ;
gérer la messagerie et les e-mails adressés à l'accueil.

Les services aux occupants et les tâches administratives

tenir le planning des salles de réunion et contrôler le matériel qui y est installé ;
gérer le courrier, l'affranchissement, les plis et les colis ;
réserver les taxis et suivre les prestataires qui interviennent sur le site ;
réapprovisionner la documentation remise aux visiteurs, suivre les stocks et classer les documents.

Sur certains sites, l'accueil prend une dimension plus proche du service hôtelier. Nous la décrivons sur notre page consacrée à l'hospitality management et la conciergerie d'entreprise.

Comment se déroule une prestation d'accueil en entreprise

Vos besoins. Vous nous décrivez le poste : horaires d'ouverture, nombre de visiteurs et d'appels, missions annexes, langues attendues.
Le recrutement. Nous recrutons l'hôte ou l'hôtesse d'accueil pour votre site, sur un profil défini avec vous. Les postes que nous pourvoyons sont proposés en CDI ou en CDD, à temps complet ou partiel selon votre amplitude horaire.
La prise de poste. Formation au site et aux consignes du client, présence d'un binôme ou d'un responsable le premier jour
Le suivi au quotidien. Interlocuteur du client chez Pénélope, fréquence des points de suivi

Absence, congés : votre accueil reste ouvert

C'est souvent la première question d'une entreprise qui externalise son accueil : que se passe-t-il le jour où la personne en poste est malade ? Nous recrutons des hôtes et hôtesses d'accueil vacataires dont le métier est d'assurer ces remplacements. Certaines missions sont programmées à l'avance, pour les congés ; d'autres sont déclenchées le jour même, quand l'absence n'était pas prévue.

Les profils de nos hôtes et hôtesses d'accueil

Le relationnel passe en premier. Nous recherchons des personnes à l'aise avec le public, organisées et capables de mener plusieurs tâches de front, parce qu'un poste d'accueil mêle visiteurs, appels et demandes internes dans la même heure.

Nos offres demandent le plus souvent une expérience de l'accueil ou de la relation client, et un anglais courant à l'oral comme à l'écrit. Certains postes s'adressent à une clientèle de luxe ou à des visiteurs VIP, et le profil recherché en tient compte. Pénélope est handi-accueillante : nos postes d'accueil sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

L'accueil en entreprise est l'un des métiers de notre agence d'hôtes et d'hôtesses d'accueil, aux côtés de l'hospitality et des hôtes et hôtesses pour vos événements.

Pourquoi choisir Pénélope pour votre accueil ?

Proximité de nos agences

Avec 22 implantations régionales et 80 équipes opérationnelles, nous sommes présents sur toute la France pour vous accompagner dans vos projets

Sérénité grâce à nos services aux occupants

Faire de l'attente un moment de détente pour vos clients. Grâce à de nombreux services aux occupants et aux clients, nos collaborateurs transforment l'accueil physique et l’accueil téléphonique de votre entreprise en une approche sur mesure.

Flexibilité de nos équipes

Bénéficiez d'une prestation ajustée à vos besoins en toutes circonstances. Accueil visiteurs, accueil téléphonique, services aux occupants, tâches administratives ou encore gestion des espaces, notre prestation s'adapte à vos besoins.

Questions fréquentes sur l'accueil en entreprise

Comment fonctionne un accueil entreprise externalisé ?

Vous confiez le poste d'accueil à un prestataire. Pénélope recrute l'hôte ou l'hôtesse d'accueil pour votre site, l'emploie et organise ses remplacements. La personne travaille dans vos locaux, à vos horaires et selon vos consignes : accueil des visiteurs, standard, badges, courrier, salles de réunion. Vous n'avez ni recrutement ni absence à gérer.

Combien coûte un prestataire accueil entreprise ?

Le prix dépend d'abord de l'amplitude horaire : un accueil ouvert toute la journée ne demande pas le même nombre de personnes qu'une demi-journée. Il varie ensuite avec le nombre de postes et de sites, les langues demandées, les missions annexes et le niveau de service attendu, par exemple pour des visiteurs VIP. Nous chiffrons à partir de votre besoin.

Quel délai pour mettre en place l'accueil de son entreprise ?

Le délai tient surtout au recrutement : un profil d'accueil courant se trouve plus vite qu'un hôte d'accueil bilingue pour une clientèle de luxe. Le nombre de postes, les horaires et les contraintes du site, comme les accès, les badges ou les consignes de sécurité, comptent aussi. Décrivez-nous votre besoin, nous vous donnons un délai adapté à votre situation.

Que se passe-t-il si l'hôtesse d'accueil est absente ?

Un remplaçant prend le poste. Pénélope emploie des hôtes et hôtesses d'accueil vacataires dont la mission est d'assurer les remplacements : congés planifiés à l'avance, mais aussi absences imprévues, avec des missions déclenchées le jour même. Votre accueil reste ouvert et vous n'avez pas à chercher vous-même une solution de dépannage.

L'accueil téléphonique et l'accueil physique peuvent-ils être assurés par la même personne ?

Oui, c'est le cas sur une grande partie de nos postes : l'hôte ou l'hôtesse d'accueil reçoit les visiteurs, tient le standard, filtre les appels et transmet les messages. Sur les sites où les appels sont nombreux, l'accueil téléphonique peut être confié à un standardiste dédié. Le dispositif se décide avec vous, selon le nombre de visiteurs et d'appels.

Accueil en entreprise et accueil téléphonique

by Pénélope